Funktionen

Alles, was Papernaut mit Ihren Dokumenten macht

Von der ersten Datei bis zur nachvollziehbaren Ablage. Acht Bereiche, gezeigt an echten Ansichten aus einem Demo-Konto mit 142 Dokumenten einer Studentin aus Leipzig.

Jetzt anmelden Zu den Preisen

Erfassen & Inbox

Hochladen und den Rest Papernaut überlassen

Dokumente kommen per Drag & Drop, über den Upload-Dialog, aus der Tray-App vom PC oder per E-Mail-Eingang in den Workspace. Jede Datei wird auf Viren geprüft, in ein Vorschauformat konvertiert und landet in der Inbox, bis Sie sie gesehen haben. Fotos, Scans und Office-Dateien werden genauso behandelt wie PDFs. Liegen mehrere Briefe in einem Scan, teilen Sie ihn in einzelne Dokumente auf; schiefe Seiten drehen Sie in der Vorschau. Für alles Weitere öffnen Sie das Dokument aus Papernaut in Ihrem gewohnten Programm.

Upload im Browser, per Tray-App oder E-Mail-Eingang
Virenscan und Konvertierung vor der Ablage
Inbox als Eingangskorb, Vorschaubild pro Dokument
PDF-Seiten im Browser drehen, umsortieren, aufteilen und zusammenführen
Mit einem Klick im gewohnten Programm am PC öffnen

Papernaut Dokumentenliste mit Vorschaubildern, Korrespondenten und erkannten Dokumentenarten, daneben Inbox, gespeicherte Ansichten und Labels

KI liest, Sie bestätigen

Titel, Zusammenfassung, Dokumentenart und Datum kommen von der KI

Papernaut liest den Inhalt, benennt das Dokument verständlich, schreibt eine Zusammenfassung und ordnet Dokumentenart, Datum und Sprache zu. Jeder Wert trägt eine KI-Markierung und lässt sich einzeln bestätigen, ändern oder ablehnen. Das Original bleibt unverändert und liegt zum Vergleich daneben.

Sprechender Titel statt Dateiname
Zusammenfassung mit Beträgen, Zeiträumen und Fristen
Ein Klick bestätigt alle Vorschläge, nichts wird still übernommen

Dokumentdetail einer O2-Rechnung mit KI-Zusammenfassung, Hinweis „Bitte prüfen“, Dokumentenart Rechnung und Original-PDF

Strukturierte Daten

Aus dem Dokument werden Felder, die Sie auswerten können

Jede Dokumentenart bringt ihre eigenen Felder mit. Bei einer Rechnung sind das Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungssteller und Bruttosumme, bei einem Kontoauszug Zeitraum und Salden. Die KI füllt sie vor, Sie prüfen. Bei E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) übernimmt Papernaut die Werte direkt aus der Rechnung, prüft Summen und Pflichtangaben und validiert sie gegen XRechnung und EN 16931. Danach lassen sich Dokumente nach diesen Werten filtern, sortieren und exportieren.

Felder je Dokumentenart, mit Währung, Datum und Text
Vorschläge mit Herkunft, bestätigt oder verworfen pro Feld
E-Rechnungen (ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung) erkannt, übernommen und validiert
Labels, Tags und Workspace-Freigabe direkt am Dokument

Rechnungsfelder einer O2-Rechnung in Papernaut, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Rechnungssteller von der KI vorbelegt, darunter die Beträge

Katalog & eigene Typen

Über 100 Dokumentenarten, erweiterbar um Ihre eigenen

Ein gepflegter Katalog kennt Rechnung, Kontoauszug, Bescheid, Arbeitsvertrag und viele mehr, jede mit Erkennungshinweisen und Feldern. Typfamilien bündeln Varianten, etwa Strom-, Gas- und Werkstattrechnung unter Rechnung. Fehlt etwas, legen Sie eine Ableitung oder einen eigenen Typ mit eigenen Feldern an.

Katalog mit Beschreibung und Hinweisen zur Erkennung
Typfamilien: Ableitungen erben Felder der Basis
Eigene Dokumentenarten und Felder ohne Programmierung

Dokumentenart Rechnung in Papernaut mit Typfamilie und Ableitungen wie Gasrechnung, Stromrechnung und Werkstattrechnung

Suchen statt blättern

Volltext, Felder und Zusammenfassung in einer Suche

Die Suche findet Dokumente über ihren Inhalt, nicht nur über den Titel. „Miete“ liefert die Nebenkostenabrechnung, auch wenn das Wort nie im Dateinamen stand. Filter nach Dokumentenart, Tags, Labels, Korrespondent und Zeitraum grenzen ein; Kombinationen speichern Sie als Ansicht in der Seitenleiste.

Volltext über OCR-Text, Felder und Zusammenfassung
Filter kombinieren, Spalten wählen, Tabelle oder Kacheln
Gespeicherte Ansichten wie „Offene Zahlungen“ mit einem Klick

Suche nach Miete in Papernaut findet die Nebenkostenabrechnungen 2024 und 2025 des Vermieters

Stammdaten entstehen nebenbei

Absender und Empfänger legt Papernaut selbst an

Aus der ersten Rechnung entsteht der Korrespondent mit Anschrift, Website und USt-ID. Weitere Dokumente ordnen sich ihm zu; neue Angaben aus späteren Dokumenten kommen als Vorschlag. Ihre eigene Organisation erkennt Papernaut als Empfängerin und verwechselt sie nicht mit Absendern.

Firmen und Personen automatisch aus Dokumenten
Adresse, USt-ID, Bankverbindung als geprüfte Vorschläge
Alle Dokumente eines Absenders auf einen Blick

Korrespondent Telefónica Germany in Papernaut, automatisch angelegt, mit Adresse, Website, USt-ID und Bankverbindung

Workspaces, Labels, Tags

Ordnung ohne Ordnerzwang

Workspaces trennen Teams, Projekte oder Mandanten mit eigenen Rechten, Inbox und Papierkorb. Labels bilden eine flexible Hierarchie, Tags markieren Zustände wie Bezahlt oder Zu prüfen. Ein Dokument kann in mehreren Workspaces liegen, ohne kopiert zu werden.

Workspaces mit Mitgliedern und Rollen
Labels als Baum, Tags als Status
Dokumente teilen statt kopieren

Papernaut Dokumentenliste gefiltert nach den Tags Arzt, Muss ich zahlen und Wichtig, mit Tags und Labels als Spalten und dem Label-Baum in der Seitenleiste

Nachvollziehbarkeit

Jeder Schritt ist protokolliert, jede Version bleibt

Der Verlauf zeigt pro Dokument, was wann passiert ist: Upload, Virenscan, Konvertierung, Textextraktion, KI-Vorschläge, Bestätigungen und Änderungen mit Person und Zeit. Neue Versionen einer Datei legen Sie per Drag & Drop an; auch gedrehte oder umsortierte Seiten werden zur neuen Version. Ältere bleiben abrufbar. Gelöschtes wandert in den Papierkorb, Export gibt es jederzeit.

Protokoll pro Dokument mit Akteur und Zeitpunkt
Versionen statt Überschreiben
Papierkorb, Export und Datenübernahme aus Ihrem Konto

Verlauf einer O2-Rechnung in Papernaut, automatische Verarbeitungsschritte wie Status, erkannte Felder, Titel und Textquelle mit Zeitangaben

Offen

Schnittstellen statt Sackgasse

Alles, was die Oberfläche kann, kann auch die API. Persönliche Zugangstoken, OpenAPI-Beschreibung, E-Mail-Eingang und die Tray-App für den PC sind da, damit Papernaut zu Ihren Abläufen passt und nicht umgekehrt.

REST-API mit OpenAPI

Dokumente hochladen, suchen, Felder lesen, Korrespondenten pflegen. Dokumentiert, versioniert, mit persönlichen Zugangstoken.

Tray-App für Windows, macOS und Linux

Dokumente aus Papernaut auf dem PC öffnen, bearbeiten und als neue Version zurückspielen.

E-Mail-Eingang

Eine Adresse pro Workspace. Anhänge landen in der Inbox und laufen durch dieselbe Erkennung.

Export

Dokumente und Metadaten gehören Ihnen. Das ganze Konto lässt sich als ZIP exportieren.

Mehr zu den offenen Schnittstellen

Papernaut im Vergleich

	Ordner & Netzlaufwerk	Cloud-Speicher	Papernaut
Ablage	Manuell in Ordnerbäume	Manuell in Ordnerbäume	Automatisch nach Dokumentenart und Absender
Suche	Dateiname	Dateiname, teilweise Inhalt	Inhalt, Felder, Zusammenfassung und Filter
Metadaten	Keine	Keine	Felder je Dokumentenart, von der KI vorbelegt
Absender	Keine	Keine	Korrespondenten mit Stammdaten, automatisch angelegt
Nachvollziehbarkeit	Dateisystem	Versionshistorie der Datei	Protokoll pro Dokument, Versionen, Papierkorb
Datenstandort	Eigener Server	Meist USA	EU oder Ihre eigene Infrastruktur

Bringen Sie Ihre Dokumente mit. Papernaut kümmert sich um die Ordnung.

Wir entwickeln Papernaut gemeinsam mit Vereinen, Handwerksbetrieben, Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen. Wenn Sie Papernaut kennenlernen, Feedback geben und Ihren Dokumenten-Alltag endlich entspannen wollen, freuen wir uns auf Sie.

Kostenlos testen

Sie starten direkt in der kostenlosen Testphase und können Papernaut zwei Monate ausprobieren, ohne Zahlungsmittel. Lieber erst reden? 06182 / 77285 50

Sie nutzen bereits Drive oder Ordner?: Papernaut übernimmt die Ablage und macht Dokumente dabei schneller auffindbar und sauber strukturiert.
Wie viel Aufwand macht der Einstieg?: Sie melden sich an, laden die ersten Dokumente hoch und können Papernaut direkt ausprobieren.
Wo liegen Ihre Daten?: Cloud und KI in der EU, europäischer Anbieter und auf Wunsch ein Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur.